Аналіз обліково-статистичної роботи в Козятинському міськрайонному суді Вінницької області за 2024 рік

Аналіз обліково-статистичної роботи в Козятинському міськрайонному суді Вінницької області за 2024 рік

Обліково-статистична робота в Козятинському міськрайонному суді Вінницької області велася відповідно до Інструкції з діловодства в місцевих та  апеляційних судах, затвердженої Наказом Державної судової адміністрації України № 814 від 20.08.2019, зі змінами, Положення про автоматизовану систему документообігу суду, затвердженого рішенням Ради суддів України від 02.04.2015 № 25 зі змінами, Засад використання автоматизованої системи документообігу у Козятинському міськрайонному суді Вінницької області, Наказу ДСА України від 23.06.2018 № 325 «Про затвердження річних форм звітів щодо здійснення правосуддя місцевими і апеляційними судами» зі змінами, наказу ДСА України від 21.12.2012 № 172 «Про затвердження форми звітності № 10 «Звіт про справляння, звільнення від сплати та повернення судового збору в місцевих та апеляційних судах» зі змінами, Наказу ДСА України від 09.03.2017 № 311  «Про затвердження форм звітів щодо здійснення правосуддя місцевими та апеляційними судами» зі змінами, наказу ДСА України від 05.07.2022 № 215  «Про затвердження єдиної форми оперативної статистичної звітності щодо стану здійснення правосуддя місцевими та апеляційними судами» зі змінами, наказу ДСА України від 28.11.2019 № 1149 «Про затвердження форми звітності № 1-лт», наказу ДСА України від 17.11.2023 № 533, Інструкції щодо формування картки на особу, стосовно якої судом розглянуто матеріали кримінального провадження, затвердженої наказом Державної судової адміністрації України від 05.12.2013  № 169 зі змінами.

Робота суду планується на І-ІІ півріччя. Плани роботи суду складені керівником апарату суду, затверджені головою суду. План роботи суду на  перше півріччя 2024 року затверджено 28.12.2023, на друге півріччя 2024 - 11.07.2024.

Протягом 2024 року Козятинським міськрайонним судом Вінницької області здійснено ряд організаційних заходів.

На протязі вказаного періоду було проведено 29 оперативних нарад з працівниками апарату суду на яких обговорювалася різного роду інформація та питання організаційного характеру,  а саме: подання електронних декларацій за 2023 рік;  навчання з пожежної безпеки; вивчення наказу ДСА України від 07.12.2017 № 1087, яким затверджено «Перелік судових справ і документів, що утворюються в діяльності суду, із зазначенням строків зберігання»; ознайомлення з оновленням версій КП «Д-3»; заходи безпеки при роботі з електронною поштою; повнота перевірки декларацій,  перевірка на наявність конфлікту інтересів; економне, раціональне та ефективне використання електричної енергії; вивчення етики державного службовця;  порядок роботи із запитами на отримання публічної інформації; ознайомлення з наказом Державної судової адміністрації України від 15 липня 2024 року № 286 «Про внесення змін до Інструкції про порядок передання до архіву місцевого та апеляційного суду, зберігання в ньому, відбору та передання до державних архівних установ та архівних відділів міських рад судових справ та управлінської документації суду»  та наказом від 15 липня 2024 року № 287 «Про внесення змін до Інструкції з діловодства в місцевих та апеляційних судах України»; ознайомлення з листом Державної судової адміністрації України від 16.07.2024 № 15-14484/24 «Про сервіс електронних виконавчих документів» та методичні рекомендації щодо формування відомостей виконавчих документів за допомогою комп’ютерної програми «Д-3»; доступність людей з інвалідністю до приміщення суду; вивчення формування матеріалів оскарження ухвали, на які можуть бути подані апеляційні скарги окремо від рішення; ознайомлення з листом Ради національної безпеки і оборони України Національного координаційного центру кібербезпеки від 25.09.2024 №3376/16-03/2-24 щодо мінімізації кіберзагроз, пов’язаних із месенджером Telegram; ознайомлення з Загальними правилами етичної поведінки державних службовців; вивчення працівниками апарату суду положень Порядку ведення Єдиного державного реєстру судових рішень; щодо виявлення загроз  ЄСІТС; вивчення ДСТУ 4163:2020 «Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації. Вимоги до оформлення документів». Крім того, обговорювалась різного роду інформація, яка надходила з ТУ ДСА України в Вінницькій області та ДСА України, Ради суддів України, ДП «Інформаційні судові системи», судів вищих інстанцій, а також розглядалися питання щодо роботи в підсистемі «Електронний суд» та інші питання, що стосувалися діяльності роботи суду.

Проведення оперативних нарад фіксувалося протоколами, які зберігаються в хронологічному порядку  у відповідній номенклатурній справі суду.

Відповідно до Плану навчань працівників апарату суду по підвищенню кваліфікації на 2024 рік, затвердженого наказом  керівника апарату суду 28.12.2023, систематично проводяться з працівниками апарату суду семінарські навчання щодо:

• застосування окремих положень Закону України «Про запобігання корупції» стосовно заходів фінансового контролю та заповнення електронного декларування;
• вивчення Інструкції про порядок передання до архіву місцевого та апеляційного суду, зберігання в ньому, відбору та передання до державних архівних установ та архівних відділів міських рад судових справ та управлінської документації суду, затвердженої наказом ДСА України 15.12.2011  № 168 (із змінами та доповненнями);
• вивчення та правильного застосування оновлень автоматизованої системи документообігу суду КП «Д-3»;
• вивчення змін до Положення про автоматизовану систему документообігу суду, затвердженого Рішенням РСУ № 30 від 26.11.2010 (із змінами);
• вивчення положень національного стандарту ДСТУ 4163:2020 «Державна уніфікована система документації. Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації. Вимоги до оформлення документів» щодо оформлення документів;
• вивчення Інструкції з діловодства в місцевих та апеляційних судах України (у редакції наказу Державної судової адміністрації України від 17.10.2023 № 485) та внесених до неї змін;
• вивчення етичних правил державних службовців;
• вивчення порядку роботи із запитами на отримання публічної інформації;
• вивчення порядку формування матеріалів оскарження ухвали, на які  можуть бути подані  апеляційні скарги  окремо від рішення;
• обговорення доступності людей з інвалідністю до приміщення суду;
• вивчення порядку направлення судових справ за межі суду;
• вивчення порядку приймання та реєстрації документів;
• учасники судового процесу у кримінальному провадженні;
• вивчення наказів, інструкцій, методичних рекомендацій, які надійшли з ДСА України, ТУ ДСА України в Вінницькій області в останній період та інформування працівників суду про зміни в чинному законодавстві.

Проведені навчання оформлюються протоколами.

5 державних  службовців успішно пройшли підготовку та підвищення рівня кваліфікації в Національній школі судів України, отримавши 8 сертифікатів.

Також 10 працівників  дистанційно брали участь у навчальних семінарах  у мережі «ФЕМІДА»,  та за результатами навчання отримали 20 сертифікатів.

Крім того, працівники апарату суду підвищували свій професійний рівень шляхом самоосвіти.

Щоквартально здійснювались ряд перевірок з питань  дотримання вимог Інструкції з діловодства, повноти та якості заповнення  обліково-статистичних карток в КП «Д-З», контроль ДНЗС, своєчасність відправки до ЄДРСР копії судових рішень, облік і зберігання речових доказів.

Протягом 2024 року працівниками апарату суду було організовано прийом та своєчасну реєстрацію всіх справ та матеріалів, що надходили до суду. Автоматичний розподіл справ здійснювався в суді в день їх реєстрації, на підставі внесеної до автоматизованої системи інформації відповідальними працівниками  канцелярії суду. Також проводився повторний авторозподіл судових справ на підставі розпорядження керівника апарату суду, у випадках, визначених Положенням про автоматизовану систему документообігу суду, затвердженого Рішенням Ради суддів України  26.11.2010 № 30 в редакції, затвердженій  Рішенням  Ради суддів України 15.09.2016 № 58  (зі змінами).

Всі вхідні, вихідні та внутрішні документи реєструються в автоматизованій системі діловодства суду в день надходження (далі - АСДС). На кожен документ в автоматизованій системі створюється реєстраційна картка. Процесуальні документи, що надійшли напередодні розгляду справи або в день розгляду справи після їх реєстрації в АСДС із зазначенням дати і часу отримання цих документів, негайно передаються суддям, в провадженні яких знаходяться вказані справи. Кожній судовій справі надається єдиний унікальний номер, який формується відповідно до Положення про АСДС.

Розподіл судових справ здійснюється в суді у день їх реєстрації, на підставі інформації, внесеної до автоматизованої системи.

Результатом автоматизованого розподілу судових справ є протокол автоматичного розподілу судової справи між суддями, який роздруковується, підписується відповідальним працівником та долучається до матеріалів судової справи.

Здійснюється сканування паперових документів та прикріплення їх до картки справи в АСДС.

Щодо відключення електроживлення в Козятинському міськрайонному суду Вінницької області та оголошення сигналу «Повітряна тривога» складаються відповідні акти.

Упродовж 2024 року працівниками суду відповідно до звітних періодів формувалися статистичні звіти за формами № 10,1-а, 1-к, 1-п,1-ц, 6-7-8, 1-мзс, 1-ЄЗ,1-лт, 1-ПК, які надсилалися до ТУ ДСА України в Вінницькій області з дотриманням встановлених термінів. Вказані статистичні звіти формуються в автоматичному режимі за допомогою автоматизованої системи документообігу суду.

При подачі статистичних звітів за відповідний період усі показники, які потребували додаткової перевірки, підтверджувались відповідними копіями судових рішень,  поясненнями або коментарями.

Висвітлювалась діяльність суду на власній вебсторінці у складі офіційного сайту «Судова влада України». На виконання наказу Державної судової адміністрації України від 17 січня 2014 року № 9 «Про оприлюднення звітності про стан здійснення правосуддя» судом забезпечено оприлюднення звітності про стан здійснення правосуддя на вебсайті суду у складі вебпорталу судової влади.

Працівники, які займаються первинним обліком і складанням статистичних звітів, забезпечені методичними матеріалами, відповідними інструкціями, володіють знаннями даних інструкцій, мають практичний досвід роботи.

Щотижнево до ТУ ДСА України в Вінницькій області надсилається інформація щодо справ, що мають суспільний інтерес та пов’язані з війною, щомісячно надсилається інформація про кількість надісланих SMS-повідомлень учасникам судового процесу.

З метою здійснення щомісячного поновлення бази даних Державного реєстру виборців, Козятинський міськрайонний суд Вінницької області відповідно до статті 22 Закону України «Про Державний реєстр виборців» подає відомості про виборців (осіб), які визнанні судом недієздатними, та про скасування рішення про визнання особи недієздатною (форми 6.1, 6.2).

На виконання вимог ч.5 ст. 38 Закону України «Про військовий обов’язок і військову службу» здійснюється повідомлення районних (міських) територіальних  центрів комплектування та соціальної підтримки щодо призовників, кримінальні справи стосовно яких розглядаються судом, а також про вироки щодо призовників, військовозобов’язаних та резервістів, що набрали законної сили.

З огляду на викладене та з метою вдосконалення організації обліково-статистичної роботи, поліпшення якості підготовки звітів вважаємо за доцільне:

1. Посилити контроль за веденням діловодства, приділяючи особливу увагу первинній реєстрації та обліку судових справ і матеріалів, які надійшли до суду, заповненню документів первинного обліку, повноті і правильності заповнення реквізитів обліково-статистичної картки по відношенню до матеріалів справи (судового рішення);
2. Аналізувати стан обліково-статистичної роботи суду та проводити огляд даних про здійснення правосуддя Козятинським міськрайонним судом Вінницької області після завершення відповідного звітного періоду.