Отримуйте інформацію лише з офіційних джерел
Єдиний Контакт-центр судової влади України 044 207-35-46
Огляд даних про стан здійснення правосуддя за 2021 рік - За посиланням: Огляд даних за 2021 рік
Довідка про результати перевірки стану діловодства в Козятинському міськрайонному суді Вінницької області
03.12.2021 м. Козятин
Відповідно до розпорядження керівника апарату суду від 17 грудня 2020
року №47-р та на підставі п. 9 Розділу І Інструкції з діловодства в місцевих та апеляційних судах України, затвердженої наказом ДСА України від 20.08.2019 № 814 зі змінами (далі Інструкція з діловодства) заступником керівника апарату суду Шморгун О.В. здійснена перевірка стану діловодства в суді .
Під час вивчення роботи Козятинського міськрайонного суду Вінницької області щодо організації діловодства охоплено ряд питань, а саме:
- організація ведення діловодства;
- первинний облік та статистична звітність;
- організація роботи зі зверненнями громадян;
- організаціями із запитами на отримання публічної інформації;
- стан впорядкування архіву;
- організація роботи з речовими доказами;
Діловодство в Козятинському міськрайонному суді Вінницької області ведеться державною мовою. Організація діловодства в суді покладається на канцелярію суду. Організація та контроль за станом ведення діловодства, складанням, оформленням, проходженням, зберіганням документів у канцелярії суду покладено на керівника апарату суду.
Робота суду планується на І-ІІ півріччя. Плани роботи суду затверджуються наказом в.о. голови суду раз на півроку, підписуються керівником апарату суду та доводяться до відома працівників апарату суду. В планах наявна інформація про виконання запланованих заходів із зазначенням дат виконання.
Одним зі способів контролю виконання запланованих заходів є обговорення їх наслідків на виробничих нарадах, які проводяться керівником та заступником керівника апарату суду. Метою нарад є обговорення підсумків роботи суду за рік, півріччя, роботи канцелярії суду, вивчення документів і листів, які надходять від ДСА України та ТУ ДСА України в Вінницькій області, питання навчання працівників суду і підвищення їхнього професійного рівня, обговорення трудової дисципліни в суді, та інші питання, що стосуються організації роботи суду.
Відповідно до Плану навчань працівників апарату суду по підвищенню кваліфікації на 2021 рік, затвердженого керівником апарату суду, систематично проводяться з працівниками апарату суду семінарські навчання щодо застосування окремих положень Закону України «Про запобігання корупції» , змін до Положення про автоматизовану систему документообігу суду, вивчення положень ДСТУ 4163:2020 «Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації. Вимоги до оформлення документів», порядок виконання судових рішень, етичні основи судової діяльності та етичні правила державних службовців, вивчення інструкції з діловодства, права та обов’язки працівників служби судових розпорядників, вивчення Законів України «Про судовий збір», «Про державну службу» , «Про звернення громадян» тощо.
Проведені навчання оформлюються протоколами, за 9 місяців 2021 року в суді з працівниками апарату суду проведено 20 навчань, в тому числі успішно опанували спеціальну короткострокову програму підвищенню кваліфікації державних службовців категорії «Б», «В» на тему «Управління змінами в сфері реалізації законодавства про державну службу» та отримали відповідні сертифікати . Дистанційне навчання у мережі «Феміда» пройшло 4 особи та отримали 4 сертифікати за результатами навчання.
Крім того, працівники апарату суду підвищували свій професійний рівень шляхом самоосвіти.
Первинний облік та статистична звітність в Козятинському міськрайонному суді Вінницької області ведеться відповідно до вимог Інструкції з діловодства та Положення про автоматизовану систему документообігу суду, затвердженого рішенням Ради суддів України від 26.11.2010 № 30 із змінами ( далі – Положення про АСДС).
Працівниками апарату суду належним чином було організовано прийом та своєчасну реєстрацію всіх справ та матеріалів, що надходили до суду.
Всі вхідні, вихідні та внутрішні документи реєструються в автоматизованій системі діловодства суду в день надходження (далі- АСДС). На кожен документ в автоматизованій системі створюється реєстраційна картка. Процесуальні документи, що надійшли напередодні розгляду справи або в день розгляду справи після їх реєстрації в АСДС із зазначенням дати і часу отримання цих документів, негайно передаються суддям, в провадженні яких знаходяться вказані справи. Кожній судовій справі надається єдиний унікальний номер, який формується відповідно до Положення про АСДС.
Розподіл судових справ здійснюється в суді у день їх реєстрації, на підставі інформації, внесеної до автоматизованої системи.
Результатом автоматизованого розподілу судових справ є протокол автоматичного розподілу судової справи між суддями, який роздруковується, підписується відповідальним працівником та долучається до матеріалів судової справи.
Протягом 2021 року працівниками суду відповідно до звітних періодів формувалися статистичні звіти за формами № 1-ЛТ, 1-мзс, 10, 1-А, 1-Ц, 1-К,
6-7-8, 1-П та нормативний час розгляду справ, які надсилалися до ТУ ДСА України в Вінницькій області з дотриманням встановлених термінів. Дані статистичні звіти формуються в автоматичному режимі за допомогою автоматизованою системою документообігу суду.
При подачі статистичних звітів за відповідний період усі показники, які потребують додаткової перевірки, підтверджуються відповідними копіями судових рішень, поясненнями або коментарями .
Відповідно до складених звітів оновлюється інформація на офіційному вебсайті Козятинського міськрайонного суду Вінницької області.
Працівники, які займаються первинним обліком і складанням статистичних звітів, забезпечені методичними матеріалами, відповідними інструкціями, володіють знаннями даних інструкцій, мають практичний досвід роботи. На нарадах працівників апарату суду обговорюються новели у нормативно-правових актах, що стосуються ведення статистики та діловодства, в т.ч. кадрового. Для коректного внесення інформації до ОСК в АСДС, до відома працівників суду доводяться останні зміни до процесуального законодавства.
Протягом дев’яти місяців 2021 року звернень громадян до Козятинського міськрайонного суду Вінницької області не надходило. В наявності є журнал реєстрації звернень громадян, який прошитий, пронумерований, скріплений печаткою суду.
За дев’ять місяців 2021року судом розглянуто 12 запитів на публічну інформацію, відповіді надано своєчасно, згідно Закону України « Про доступ до публічної інформації». Дані запити та відповіді на них зберігаються в номенклатурі справ №01-28.
Відповідно до наказу голови суду встановлено графік прийому громадян керівництвом суду. В наявності є журнал реєстрації прийому громадян керівництвом суду.
Робота у суді щодо організації обліку та зберігання речових доказів проводиться відповідно до вимог Інструкції з діловодства, Інструкції про порядок вилучення, обліку, зберігання та передачі речових доказів у кримінальних справах, цінностей та іншого майна органами дізнання, досудового слідства і суду (в новій редакції), затверджено спільним наказом Генеральної прокуратури України, Міністерства внутрішніх справ України, Державної податкової адміністрації України, Служби безпеки України, Верховного суду України, Державної судової адміністрації України від 27.08.2010 №51/401/649/471/23/125 (далі - Інструкція).
Відповідальною у суді за збереження, приймання та передавання речових доказів, визначено старшого секретаря суду Гайдучок Ірину Олександрівну .
Для зберігання речових доказів у суді виділено металевий сейф достатнього розміру, доступ до якого має лише старший секретар суду Гайдучок І.О. який опечатано.
Речові докази, що надходять до суду, реєструються в АСДС у день їх надходження. Під час реєстрації речового доказу йому присвоюється номер, який складається з єдиного унікального номера судової справи з додаванням через правобічну похилу риску індексу "Р" і порядкового номера речового доказу у справі. У реєстраційній картці вказуються також дата надходження, найменування речового доказу, місце його зберігання, а також ініціали, прізвище та посада працівника апарату суду, який провів реєстрацію.
Виходячи з вищевикладеного стан організації роботи по обліку, зберіганню речових доказів у суді здійснюється на належному рівні .
Відповідальною особою за архів суду визначено архіваріуса суду – Бородич Аллу Іванівну .
Ведення архівної роботи полягає у формуванні, проведенні експертизи цінності, перевірки і передавання судових справ та документації, що утворилася в процесі управлінської діяльності суду, забезпечення збереженості архіву суду, а також їх відбору для знищення.
Ведення архівної справи здійснюється згідно з вимогами Інструкції про порядок передачі до архіву місцевого та апеляційного суду, зберігання в ньому, відбору та передачі до державних архівних установ та архівних відділів міських рад судових справ та управлінської документації суду (далі - Інструкції про передання справ до архіву суду),затвердженої наказом Державної судової адміністрації України від 15.12.2011 № 168 (зі змінами) та Переліку судових справ, що утворюються в діяльності суду, із зазначенням строків зберігання документів, затвердженого наказом Державної судової адміністрації України від 07.12.2017 № 1087.
Організація роботи архіву суду ведеться відповідно до Положення про архів Козятинського міськрайонного суду Вінницької області та Положення про експертну комісію, затвердженого наказом керівника апарату суду № 35-од від 03.12.2018. Наказом голови суду від 12.10.2017 року № 23-од затверджено склад експертної комісії. Складені План роботи архіву суду на 2021 рік та План роботи експертної комісії суду на 2021 рік.
У 2021 році проведено експертизу цінності документів суду, а саме: судових справ, документів управлінської діяльності та подано на погодження до Державного архіву Вінницької області акти про вилучення для знищення документів, описи справ постійного, тривалого зберігання, управлінської документації та з особового складу за 2015-2017 роки.
Висновки та пропозиції:
Робота Козятинського міськрайонного суду Вінницької області у частині ведення діловодства організована належним чином. На підставі проведеної перевірки стану діловодства у Козятинському міськрайоному суді Вінницької області, вважаю за необхідне звернути увагу на наступне.
_03_03.png)
