Засади використання автоматизованої системи документообігу Козятинського міськрайонного суду Вінницької області від 03.07.2025

Засади використання автоматизованої системи документообігу Козятинського міськрайонного суду Вінницької області

ЗАТВЕРДЖЕНО

рішенням зборів суддів

Козятинського міськрайонного

суду Вінницької області

протокол № 1 від 28.03.2025

зі змінами від 03.07.2025

рішення зборів суддів № 3

Засади використання автоматизованої системи документообігу

Козятинського міськрайонного суду Вінницької області

І. Загальні положення.

1.1.1. Засади використання автоматизованої системи документообігу у Козятинському міськрайонному суді Вінницької області (далі – Засади) регулюють відносини, пов’язані із функціонуванням автоматизованої системи документообігу суду.

1.1.2. Ці Засади розроблено відповідно до Законів України "Про електронні документи та електронний документообіг", "Про електронну ідентифікацію та електронні довірчі послуги", "Про інформацію", "Про доступ до публічної інформації", "Про доступ до судових рішень", "Про захист інформації в інформаційно-комунікаційних системах", "Про захист персональних даних", Положення про автоматизовану систему документообігу суду, затвердженого рішенням Ради суддів України від 11.11.2024 № 39, Інструкції з діловодства в місцевих та апеляційних судах України та інших нормативно-правових актів.

1.1.3. Порядок роботи з документами, які містять інформацію з обмеженим доступом, а також державну таємницю, регулюється законодавством, що діє у цій сфері.

1.1.4. Засадами не регулюється порядок ведення діловодства з питань роботи з кадрами, щодо звернень громадян та надання публічної інформації.

1.1.5 Документообіг Козятинського міськрайонного суду (далі документообіг суду) - це проходження документів в суді з моменту їх створення або одержання до завершення виконання або відправлення.

1.1.6. Документи незалежно від способу фіксації та відтворення інформації проходять і опрацьовуються в суді на єдиних організаційних та правових засадах організації документообігу.

1.1.7. Засади використання автоматизованої системи документообігу в Козятинському міськрайонному суді (далі - автоматизована система), забезпечують:

- реєстрацію вхідної та вихідної кореспонденції, в тому числі судових справ, етапів їх руху;

- об’єктивний та неупереджений розподіл судових справ між суддями Козятинського міськрайонного суду з додержанням принципів випадковості та в хронологічному порядку надходження судових справ, з урахуванням завантаженості кожного судді (збалансованого навантаження);

- визначення присяжних для судового розгляду з числа осіб, які внесені до відповідних списків;

- надання фізичним та юридичним особам інформації про стан розгляду судових справ у випадках, встановлених законом;

- оприлюднення передбаченої цими Засадами інформації для розміщення на вебсайтах судів вебпорталу "Судова влада України";

- виготовлення та збереження оригіналів електронних документів суду;

- централізоване зберігання оригіналів електронних документів суду та інших процесуальних документів, в тому числі оригіналів електронних судових рішень, виготовлених судом;

- підготовку та автоматичне формування статистичних даних, узагальнюючих, аналітичних показників, отриманих на підставі внесеної до автоматизованої системи інформації;

- видачу копій судових рішень, виконавчих документів на підставі наявних у автоматизованій системі даних;

- автоматичне надсилання засобами електронного зв’язку оригіналів електронних документів суду (в тому числі текстів судових повісток у вигляді SMS-повідомлень) учасникам судового процесу (провадження) за їх заявками;

- передачу судових справ до електронного архіву.

1.1.8.Для функціонування автоматизованої системи працівники апарату Козятинського міськрайонного суду забезпечують:

- своєчасне внесення до автоматизованої системи достовірних даних (інформації про стан розгляду судової справи, оригіналів електронних судових рішень, відомостей про набрання судовим рішенням законної сили тощо) та направлення необхідних відомостей до Єдиного державного реєстру судових рішень;

- своєчасне надання (позбавлення) права доступу до автоматизованої системи її користувачам;

- захист інформації автоматизованої системи в суді;

- своєчасне надсилання засобами електронного зв’язку оригіналів електронних документів суду (в тому числі текстів судових повісток у вигляді SMS-повідомлень) учасникам судового процесу (провадження) за їх заявками;

- інформування адміністратора автоматизованої системи та ДСА України про проблеми, що виникають під час використання автоматизованої системи.

1.1.9. Зміни до Засад використання автоматизованої системи документообігу суду вносяться шляхом прийняття відповідного рішення зборами суддів Козятинського міськрайонного суду Вінницької області. Засади використання автоматизованої системи документообігу суду, а також наступні зміни до них вносяться до автоматизованої системи не пізніше робочого дня, що настає після проведення цих зборів.

2.1. Функціональні обов’язки, права користувачів автоматизованої системи.

2.1.1 Функціональні обов’язки, права користувачів автоматизованої системи, надання та позбавлення права доступу до неї в кожному окремому суді визначаються на підставі наказів керівника апарату суду.

Електронні примірники наказів керівника апарату суду щодо визначення функціональних обов’язків, прав користувачів автоматизованої системи, надання та позбавлення права доступу до неї вносяться до автоматизованої системи не пізніше наступного робочого дня, що настає після їх підписання.

2.1.2 Використання КЕП уповноваженими на це користувачами автоматизованої системи здійснюється в порядку, визначеному Законом України "Про електронну ідентифікацію та електронні довірчі послуги". Відмова користувача автоматизованої системи, уповноваженого на використання КЕП, від отримання та використання КЕП з будь-яких підстав не допускається.

2.1.3. Користувачі автоматизованої системи зобов’язані виконувати вимоги цих Засад та забезпечувати конфіденційність інформації, яка в ній міститься.

2.2. Реєстрація вхідної і вихідної кореспонденції та етапів її руху

2.2.1. Вхідна кореспонденція, в тому числі процесуальні документи, приймається і опрацьовується користувачами автоматизованої системи, яким надано доступ до автоматизованої системи відповідно до їх функціональних обов’язків, і реєструється в автоматизованій системі в день її надходження. У разі неможливості з об’єктивних причин здійснити реєстрацію вхідної кореспонденції в день її надходження, така кореспонденція реєструється в автоматизованій системі в термін, визначений у розпорядженні керівника апарату суду із зазначенням причин встановлення такого терміну.

2.2.2. Внесення змін, видалення реєстраційних даних щодо конкретної судової справи не допускається, крім випадків, зумовлених необхідністю, що підтверджується матеріалами судової справи, виправлення технічних помилок, описок тощо. Зміни та видалення реєстраційних даних фіксуються автоматизованою системою автоматично.

Особливості розподілу справ між суддями.

3.1. Розподіл судових справ здійснюється в суді в день їх реєстрації, на підставі інформації, внесеної до автоматизованої системи, уповноваженими на підставі наказу керівника апарату особами, відповідальними за здійснення автоматизованого розподілу судових справ за правилами, встановленими Положенням та цими Засадами з урахуванням спеціалізації суддів.

3.2. У суді може застосовуватися:

- автоматизований розподіл судових справ під час реєстрації відповідної судової справи;

- розподіл судових справ шляхом передачі судової справи раніше визначеному у судовій справі судді;

- повторний автоматизований розподіл судових справ.

3.2.1 Не розподіляються щодо конкретного судді судові справи, що надійшли:

- за два місяці до закінчення повноважень судді;

- за чотирнадцять календарних днів до початку відпустки, якщо її тривалість становить не менше чотирнадцяти календарних днів (за наявності наказу голови суду);

- за один робочий день до початку відпустки, якщо її тривалість становить менше п’яти календарних днів (за наявності наказу голови суду);

- за три робочих дні до початку відпустки, якщо її тривалість становить від п’яти до тринадцяти календарних днів (за наявності наказу голови суду);

- у період відпустки судді;

- за один робочий день до відрядження (за три робочі дні - якщо тривалість відрядження становить більше п’яти календарних днів) та в дні перебування судді у відрядженні (за наявності наказу голови суду);

- під час тимчасової непрацездатності судді; у дні перебування судді на навчанні, підвищенні кваліфікації, участі у семінарських заняттях, діяльності органів суддівського самоврядування тощо без відбуття у відрядження (за наявності наказу голови суду);

- у разі призначення судді членом Вищої кваліфікаційної комісії суддів України, Вищої ради правосуддя,в інших передбачених законом випадках, у яких суддя не може здійснювати правосуддя або брати участь у розгляді судових справ.

3.3. В Козятинському міськрайонному суді Вінницької області визначено спеціалізації суддів з розгляду кримінальних проваджень щодо неповнолітніх: Дурач О.А. Слідчими суддями в Козятинському міськрайонному судді є судді: Гуменюк О.О., Пєтухова Н.О., Дурач О.А.

3.4.Збори суддів Козятинського міськрайонного суду визначили особливості здійснення автоматизованого розподілу судових справ:

- формування колегії суддів, визначення колегіального складу суду Козятинського міськрайонного суду здійснюється автоматизованою системою документообігу суду КП «Д-3»;

- у випадках виконання суддями іншої роботи, не пов’язаної із здійсненням правосуддя (узагальнення судової практики, аналізи стану здійснення судочинства, участь у спеціальній підготовці кандидата на посаду судді, підготовці суддів та працівників апаратів судів), здійснюється в загальному порядку встановленому автоматизованою системою документообігу суду;

- у разі здійснення науково-викладацької діяльності в Національній школі суддів України зменшується завантаженість щодо розгляду справ і встановлюється в розмірі 70%;

- у випадках знеструмлення електромережі суду, виходу з ладу обладнання або комп’ютерних програм, чи настання інших обставин, які унеможливлюють функціонування автоматизованої системи понад п’ять днів, реєстрація вхідної та вихідної кореспонденції, в тому числі судових справ, етапів їх руху, здійснюється канцелярією суду в спеціальних журналах;

- розподіл судових справ (визначення колегії), у випадках знеструмлення електромережі суду, виходу з ладу обладнання або комп’ютерних програм, чи настання інших обставин, які унеможливлюють функціонування автоматизованої системи понад п’ять днів, здійснюються головою суду з урахуванням принципу черговості та алфавітної послідовності прізвищ суддів, які мають повноваження розглядати судові справи на момент розподілу.

- у випадках знеструмлення електромережі суду, виходу з ладу обладнання або комп’ютерних програм, чи настання інших обставин, які унеможливлюють функціонування автоматизованої системи, розподіл судових справ, які за законом мають розглядатися невідкладно (судові справи пов’язані з виборчим процесом, судові справи про встановлення або усунення обмежень щодо реалізації права на мирні зібрання, вирішення питання застосування запобіжного заходу у вигляді тримання під вартою, клопотання слідчого, прокурора, про застосування заходів забезпечення кримінального провадження, клопотання, про надання дозволу на обшук чи огляд житла тощо), з метою не допущення порушення конституційних прав громадян, розподіл таких судових справ здійснюються головою суду в алфавітному порядку з додержанням принципів об’єктивності, неупередженості з урахуванням завантаження конкретного судді;

- графіки чергувань і роботи суддів у вихідні, святкові дні, у зв’язку з проведенням виборчого процесу затверджується на зборах суддів;

- у випадках виявлення значної різниці в завантаженості на суддів (колегії суддів) такі судді підлягають виключенню з автоматизованої системи документообігу суду «Д-3» на підставі окремого рішення зборів суддів;

- не розподіляються справи на суддю, який перебуває в нарадчій кімнаті більше 24 годин;

- судові справи, які відповідно до законодавства підлягають реєстрації та розгляду у не робочі дні, розглядаються слідчими суддями згідно графіку чергування у неробочі дні;

- у разі задоволення заяви про відвід (самовідвід), повторний автоматизований розподіл справ або заміна судді, який входить до складу колегії суддів здійснюється без розпорядження керівника апарату, на підставі відповідного судового рішення;

- у разі повторного надходження до суду протягом поточного року позовних заяв (після повернення позовної заяви за заявою позивача до відкриття провадження справ; позовних заяв залишених без руху і визнаних неподаними та повернутих позивачеві; при надходженні одночасно або через певний проміжок часу декількох позовних заяв між тими самими сторонами і про той самий предмет позову) такі позовні заяви передаються раніше визначеному судді;

- у разі необхідності розгляду судової справи колегією суддів у судді першої інстанції після проведення автоматизованого розподілу судової справи та визначення головуючого, визначення членів колегії проводиться автоматизованою системою документообігу суд КП «Д-3»;

- коефіцієнт складності категорії судових справ затверджується зборами суддів. Навантаження щодо розгляду справ: на суддів - 100%, голову суду - 67%;

3.5. Зміни до налаштувань автоматизованої системи 3.3-3.4 цих Засад, вносяться не пізніше одного робочого дня, що передує даті їх застосування, визначеній зборами суддів Козятинського міськрайонного суду.

Правила здійснення автоматизованого розподілу судових справ між суддями

4.1. Автоматизований розподіл судових справ здійснюється за правилами, встановленими Положенням.

4.2. Визначення суддів, які мають повноваження щодо розгляду судової справи на момент автоматизованого розподілу, здійснюється згідно з вимогами підпункту 2.3.3 пункту 2.3 Положення, з врахуванням Засад використання автоматизованої системи документообігу суду та правил поєднання судових справ.

4.3. Головний спеціаліст по роботі з персоналом щоденно перевіряє актуальність інформації в табелі обліку використання робочого часу суддів в автоматизованій системі документообігу суду та в разі будь-яких змін, заносить дані щодо відсутності судді на роботі невідкладно.

У разі не виходу судді на роботу з поважних причин, які будуть підверджені документально, суддя зобов’язаний до 08.30 дня невиходу на роботу повідомити про це особу суду, відповідальну за ведення кадрової роботи або особи, яка виконує його обов’язки.

Невиконання суддею правил, визначених абзацом 2 пунктом 4.3. Засад позбавляє його права посилатись на те, що справи і матеріали розподілені йому помилково та не є підставою для їх повторного розподілу.

4.4 Інформація про перебування судді в нарадчій кімнаті заноситься до табеля обліку використання робочого часу суддів, якщо вона триває більше 24 годин на підставі розпорядження керівника апарату суду за доповідною запискою секретаря судового засідання, за вказівкою головуючого судді.

4.5 Передача невирішених судових справ від судді на повторний автоматизований розподіл здійснюється, крім випадків передбачених законом, у разі прийняття зборами суддів відповідного рішення про встановлення переліку конкретних справ, розгляд яких не може бути продовжено суддею. У такому випадку збори суддів скликаються у термін, визначеним чинним законодавством за ініціативою голови суду на підставі повідомлення такого судді чи на підставі інших даних, які вказують на винятковість випадку (довідку про хворобу, рішення ВРП про відсторонення від посади, наказ про довгострокове відрядження тощо).

Розподіл судових справ шляхом передачі раніше визначеному у судовій справі судді

5.1. Раніше визначеному в судовій справі головуючому судді передаються судові справи, що надійшли із судів апеляційної або касаційної інстанцій після скасування судових рішень, які перешкоджають подальшому розгляду судової справи (крім ухвал про закриття, припинення провадження), а також судових рішень, які не перешкоджають подальшому розгляду судової справи.

5.2. клопотання (подань, скарг), які надійшли в межах одного кримінального провадження (за номером ЄРДР). У випадку, коли в розгляді матеріалів приймали участь декілька слідчих суддів, то визначати слід того суддю, який першим отримав на розгляд матеріали кримінального провадження;

5.3. заяви або клопотання, що надійшли для вирішення питання про прийняття додаткового судового рішення, виправлення описок та помилок, роз'яснення судового рішення, повернення судового збору;

5.4. заяви про перегляд заочного рішення;

5.5. заяви та клопотання з процесуальних питань, пов'язаних із виконанням судових рішень, подані до суду, що розглядав справу;

5.6. матеріалів кримінального провадження щодо особи, стосовно якої вже здійснюється судове провадження, у випадку, передбаченому частиною другою статті 334 Кримінального процесуального кодексу України;

5.7. зустрічних позовів та позовів третіх осіб, які заявляють самостійні вимоги щодо предмета спору в судовій справі, у якій відкрито провадження;

5.8 заяв про відновлення втраченого судового провадження;

5.9. заяв про забезпечення позову, доказів, поданих після подання позовної заяви;

5.10. заяв про перегляд судового рішення за нововиявленими обставинами за виключенням випадків, визначених законом;

5.11. позовних заяв, які надійшли після подання до суду заяви про забезпечення позову або доказів;

5.12. справ про адміністративні правопорушення щодо особи, яка вчинила декілька адміністративних правопорушень, якщо ці справи надійшли в один день;

5.13. Розподіл позовних заяв, апеляційних і касаційних скарг, які надійшли повторно передаються тому ж судді, якого першочергово визначила автоматизована система документообігу суду.

5.14. справ про адміністративні правопорушення, які поверталися суддею на доопрацювання, а в разі відсутності судді (перебування на лікарняному, у відпустці, у відрядженні тощо) – на загальний розподіл. У випадку, коли матеріал вже скеровувався на доопрацювання іншим суддею, справу передавати останньому судді, хто скеровував справу на доопрацювання.

5.15. Справи, зазначені в пунктах 5.1., 5.3-5.13 Засад, які підлягають передачі раніше визначеному в судовій справі головуючому судді, у випадках відсутності такого судді, з підстав передбачених у пункті 3.2.1 Засад, підлягають передачі раніше визначеному у судовій справі судді, та передаються на розгляд головуючому судді після закінчення обставин, зазначених у пункті 3.2.1 Засад.

У разі відсутності раніше визначеного слідчого судді, з підстав передбачених у пункті 3.2.1 Засад, справи, зазначені в п.5.2,5.14 Засад, підлягають автоматичному розподілу.

Керівник апарату суду

6.1. Керівник апарату суду на письмову вимогу судді надає інформацію щодо стану навантаження на кожного суддю.

Відповідальність

7.1. Внесення недостовірних даних в АСДС, допущення інших порушень, які могли вплинути або вплинули на розподіл справ і матеріалів між суддями, працівниками суду відповідальними за реєстрацію справ і матеріалів, внесення даних до обліково-статистичних карток, може бути підставою для притягнення до відповідальності.

Знеструмлення електромережі суду

8.1. Знеструмлення електромережі суду, вихід з ладу обладнання або комп'ютерних програм чи настання інших обставин, які унеможливлюють функціонування автоматизованої системи та тривають понад п’ять робочих днів, фіксуються актами, складеними комісією під головуванням керівника апарату суду (особи, яка виконує його обов’язки), із зазначенням у них дати, часу настання та закінчення дії відповідних обставин, причин виникнення, заходів, вжитих для їх усунення.

Електронні примірники зазначених актів вносяться до автоматизованої системи не пізніше наступного робочого дня, що настає після усунення обставин.

8.2. Автоматизований розподіл судових справ між суддями здійснюється невідкладно після налагодження роботи автоматизованої системи або на наступний робочий день після усунення обставин.

8.3 Не пізніше наступного робочого дня після усунення обставин, які унеможливлюють функціонування автоматизованої системи, до автоматизованої системи вноситься передбачена Положенням про автоматизовану систему документообігу суду інформація із зазначенням у хронологічному порядку номера та дати фактичного надходження кореспонденції до суду, а також інформація про її розподіл.

Додаток №1

до Засад застосування автоматизованої системи документообігу суду для розподілу судових справ та матеріалів між суддями в Козятинському міськрайонному суді Вінницької області:

Довідка

про відсутніх на робочому місці суддів

“___” ______ року

Станом на 08:30 “___” ______ року згідно даних наявних у відділі кадрової роботи та державної служби (посадова особа суду, відповідальна за ведення кадрової роботи або особа, яка виконує його обов’язки) (накази голови суду, повідомлення суддів про відкриття лікарняного) відсутні на робочому місці наступні судді:

№ з/п	ПІБ судді	Дата та номер наказу (у разі відпустки, відрядження тощо) або дата відкриття лікарняного	Причина відсутності судді на робочому місці
1.

Керівник апарату суду ПІБ

Відповідальна особа суду ПІБ

Додаток №2

АКТ

про внесення недостовірних даних в АСДС, які могли вплинути на розподіл справ та матеріалів

Мною, посада, ПІБ, “дата складання акту”, складено акт, у присутності, посада, ПІБ, акт про виявлення внесення недостовірних даних в АСДС, які могли вплинути на розподіл справ і матеріалів, а саме:

- що було виявлено суддею (суддями)

Підпис судді (суддів)

Додаток №3

Перелік слідчих суддів

з “16” червня 2025 року

Пєтухова Наталя Олександрівна

Гуменюк Олександр Олександрович

Дурач Ольга Анатоліївна

Додаток № 4

Перелік складу суддів щодо спеціалізації з розгляду цивільних справ

Кучерук Ірина Миколаївна

Пєтухова Наталя Олександрівна

Гуменюк Олександр Олександрович

Дем’янова Жанна Миколаївна

Дурач Ольга Анатоліївна

Додаток № 6

Перелік складу суддів щодо спеціалізації з розгляду кримінальних справ

Кучерук Ірина Миколаївна

Пєтухова Наталя Олександрівна

Гуменюк Олександр Олександрович

Дем’янова Жанна Миколаївна

Дурач Ольга Анатоліївна

Додаток № 7

Перелік суддів уповноважених здійснювати кримінальні провадження щодо неповнолітніх

Дурач Ольга Анатоліївна