Козятинський міськрайонний суд Вінницької області

ЗАТВЕРДЖЕНО

рішенням зборів суддів

Козятинського міськрайонного суду

Вінницької області

протокол № 12 від 23 жовтня 2015 року

зі змінами від 21 листопада 2016 року

рішення зборів суддів № 7

Засади використання автоматизованої системи документообігу Козятинського міськрайонного суду Вінницької області

І. Загальні положення.

1.1.1. Засади використання автоматизованої системи документообігу у Козятинському міськрайонному суді Вінницької області (далі – Засади) регулюють відносини, пов’язані із функціонуванням автоматизованої системи документообігу суду.

1.1.2. Ці Засади розроблено відповідно до Законів України «Про судоустрій і статус суддів», «Про електронні документи та електронний документообіг», "Про електронний цифровий підпис", "Про інформацію", "Про доступ до публічної інформації", "Про доступ до судових рішень", "Про захист інформації в інформаційно-телекомунікаційних системах", "Про захист персональних даних" та інших нормативно-правових актів, Положення про автоматизовану систему документообігу суду, затвердженого рішенням Ради суддів України від 26 листопада 2010 року № 30,Інструкцією з діловодства у місцевих загальних судах, апеляційних судах областей, апеляційних судах міста Києва та Севастополя, апеляційному суді АРК та Вищому спеціалізованому суді України з розгляду цивільних і кримінальних справ та інших нормативно-правових актів.

1.1.3. Порядок роботи з документами, які містять інформацію з обмеженим доступом, а також державну таємницю, регулюється законодавством, що діє у цій сфері.

1.1.4. Засадами не регулюється порядок ведення діловодства з питань роботи з кадрами, щодо звернень громадян та надання публічної інформації.

1.1.5 Документообіг Козятинського міськрайонного суду (далі документообіг суду) - це проходження документів в суді з моменту їх створення або одержання до завершення виконання або відправлення.

1.1.6. Документи незалежно від способу фіксації та відтворення інформації проходять і опрацьовуються в суді на єдиних організаційних та правових засадах організації документообігу.

1.1.7. Засади використання автоматизованої системи документообігу в Козятинському міськрайонному суді (далі - автоматизована система), забезпечують :

- реєстрацію вхідної та вихідної кореспонденції, в тому числі судових справ, етапів їх руху;

- об’єктивний та неупереджений розподіл судових справ між суддями Козятинського міськрайонного суду з додержанням принципів випадковості та в хронологічному порядку надходження судових справ, з урахуванням завантаженості кожного судді (збалансованого навантаження);

- визначення присяжних та народних засідателів для судового розгляду з числа осіб, які внесені до відповідних списків;

надання фізичним та юридичним особам інформації про стан розгляду судових справ у випадках, встановлених законом;

- оприлюднення передбаченої цими Засадами інформації для розміщення на веб-сайтах судів веб-порталу "Судова влада України";

- виготовлення та збереження оригіналів електронних документів суду;

- централізоване зберігання оригіналів електронних документів суду та інших процесуальних документів, в тому числі оригіналів електронних судових рішень, виготовлених судом;

- підготовку та автоматичне формування статистичних даних, узагальнюючих, аналітичних показників, отриманих на підставі внесеної до автоматизованої системи інформації;

- видачу копій судових рішень, виконавчих документів на підставі наявних у автоматизованій системі даних;

- автоматичне надсилання засобами електронного зв’язку оригіналів електронних документів суду (в тому числі текстів судових повісток у вигляді SMS-повідомлень) учасникам судового процесу (провадження) за їх заявками;

- передачу судових справ до електронного архіву.

1.1.8. Для функціонування автоматизованої системи працівники апарату Козятинського міськрайонного суду забезпечують:

- своєчасне внесення до автоматизованої системи достовірних даних (інформації про стан розгляду судової справи, оригіналів електронних судових рішень, відомостей про набрання судовим рішенням законної сили тощо) та направлення необхідних відомостей до Єдиного державного реєстру судових рішень;

- своєчасне надання (позбавлення) права доступу до автоматизованої системи її користувачам;

- захист інформації автоматизованої системи в суді;

- своєчасне надсилання засобами електронного зв’язку оригіналів електронних документів суду (в тому числі текстів судових повісток у вигляді SMS-повідомлень) учасникам судового процесу (провадження) за їх заявками;

- інформування адміністратора автоматизованої системи та ДСА України про проблеми, що виникають під час використання автоматизованої системи.

1.1.9. Зміни до Засад використання автоматизованої системи документообігу суду вносяться шляхом прийняття відповідного рішення зборами суддів Козятинського міськрайонного суду Вінницької області. Засади використання автоматизованої системи документообігу суду, а також наступні зміни до них вносяться до автоматизованої системи не пізніше робочого дня, що настає після проведення цих зборів.

2. Функціональні обов’язки, права користувачів автоматизованої системи.

2.1 Функціональні обов'язки, права користувачів автоматизованої системи, надання та позбавлення права доступу до неї в суді визначаються на підставі наказів голови суду відносно суддів суду та керівника апарату суду відносно працівників апарату суду.

3. Особливості розподілу справ між суддями.

3.1 Розподіл судових справ здійснюється в суді в день їх реєстрації, на підставі інформації, внесеної до автоматизованої системи, уповноваженими на підставі наказу керівника апарату особами, відповідальними за здійснення автоматизованого розподілу судових справ за правилами, встановленими Положенням та цими Засадами з урахуванням спеціалізації суддів.

3.2 У суді може застосовуватися,

- автоматизований розподіл судових справ одразу після реєстрації відповідної судової справи;

- розподіл судових справ шляхом передачі судової справи раніше визначеному у судовій справі судді;

- повторний автоматизований розподіл судових справ.

3.3 В Козятинському міськрайонному суді застосовується спеціалізація здійснення кримінального провадження щодо неповнолітніх. Розгляд справ щодо неповнолітніх проводиться суддями : Воронюк В.А., Городівським А.А., Крейдіним О.О., ПроцьВ.А., Сорокою Д.В. Слободяним О.Є., Сєчко В.Л.. Слідчими суддями в Козятинському міськрайонному судді є судді: Проць В.А., Сєчко В.Л., Воронюк В.А.

3.4 Збори суддів Козятинського міськрайонного суду визначили особливості здійснення автоматизованого розподілу судових справ:

- формування колегії суддів, визначення колегіального складу суду Козятинського міськрайонного суду здійснюється автоматизованою системою документообігу суду КП «Д -3».

- у випадках виконання суддями іншої роботи, не пов’язаної із здійсненням правосуддя (узагальнення судової практики, аналізи стану здійснення судочинства, участь у спеціальній підготовці кандидата на посаду судді, підготовці суддів та працівників апаратів судів), здійснюється в загальному порядку встановленому автоматизованою системою документообігу суду

- в разі здійснення науково-викладацької діяльності в Національній школі суддів України зменшується завантаженість щодо розгляду справ і встановлюється в розмірі 70%.

- у випадках знеструмлення електромережі суду, виходу з ладу обладнання або комп’ютерних програм, чи настання інших обставин, які унеможливлюють функціонування автоматизованої системи понад п’ять днів реєстрації вхідної та вихідної кореспонденції, в тому числі судових справ, етапів їх руху здійснюється канцелярією суду в спеціальних журналах.

- розподіл судових справ (визначення колегії) у випадках знеструмлення електромережі суду, виходу з ладу обладнання або комп’ютерних програм, чи настання інших обставин, які унеможливлюють функціонування автоматизованої системи понад п’ять днів здійснюються головою суду в алфавітному порядку з додержанням принципів об’єктивності, неупередженості з урахуванням завантаження конкретного судді.

- у випадках знеструмлення електромережі суду, виходу з ладу обладнання або комп’ютерних програм, чи настання інших обставин, які унеможливлюють функціонування автоматизованої системи, розподіл судових справ, які за законом мають розглядатисяневідкладно (судові справи пов’язані з виборчим процесом, судові про встановлення або усунення обмежень, щодо реалізації права на мирні зібрання, вирішення питання застосування запобіжного заходу у вигляді тримання під вартою, клопотання слідчого, прокурора, про застосування заходів забезпечення кримінального провадження, клопотання, про надання дозволу на обшук чи огляд житла тощо), з метою, недопущення порушення конституційних прав громадян, розподіл таких судових справ здійснюються головою суду в алфавітному порядку з додержанням принципів об’єктивності, неупередженості з урахуванням завантаження конкретного судді.

- графіки чергувань і роботи суддів у вихідні, святкові дні, у зв’язку з проведенням виборчого процесу затверджується на зборах суддів.

- у випадках виявлення значної різниці в завантаженості на суддів(колегію суддів) такі судді підлягають виключенню з автоматизованої системи документообігу суду «Д-3» на підставі окремого рішення зборів суддів.

- не розподіляються справи на суддю, який перебуває в нарадчій кімнаті більше 24 годин справи.

- судові справи, які відповідно до законодавства підлягають реєстрації та розгляду у не робочі дні, розглядаються слідчими суддями згідно графіку чергування у неробочі дні.

- у разі настання обставин, які унеможливлюють участь судді у розгляді судових справ , що має наслідки по порушенню строку розгляду судових справ, передбачені відповідним процесуальним законодавством, такі справи передаються на повторний авторозподілвідповідно до Положення.

- у разі задоволення заяви про відвід (самовідвід), повторний автоматизований розподіл справ або заміна судді, який входить до складу колегії суддів здійснюється без розпорядження керівника апарату, на підставі відповідного судового рішення.

- у разі відсутності раніше визначеного у судовій справі головуючого судді,(призов на військову службу, відпустка у зв’язку із вагітністю та пологами, довготривале перебування на лікарняному, або у відпустці та у випадках визначених п.2.3.3 Положення) у випадках передбачених підпунктами ( 2.3.44-2.3.46 пункту 2.3 Положення про автоматизовану систему документообігу суду ) такі справи та матеріали підлягають автоматизованому розподілу.

- у разі повторного надходження до суду протягом поточного року позовних заяв (після повернення позовної заяви за заявою позивача до відкриття провадження справ; позовних заяв залишених без руху і визнаних неподаними та повернутих позивачеві; при надходженні одночасно або через певний проміжок часу декількох позовних заяв між тими самими сторонами і про той самий предмет позову )такі позовні заяви передаються раніше визначеному судді.

- у разі необхідності розгляду судової справи колегією суддів у судді першої інстанції після проведення автоматизованого розподілу судової справи та визначення головуючого, визначення членів колегії проводиться автоматизованою системою документообігу суд КП «Д-3»

- коефіцієнт складності категорії судових справ затверджується зборами суддів. Навантаження щодо розгляду справ на суддів 100% на голову суду встановлюється 70%.

- при розрахунку коефіцієнта навантаження судді на момент автоматизованого розподілу справ враховуються при розрахунку дні у які не розподіляються щодо конкретного судді судові справи.

3.5 Зміни до налаштувань автоматизованої системи 3.3-3.4 цих Засад, вносяться не пізніше одного робочого дня, що передує даті їх застосування, визначеній зборами суддів Козятинського міськрайонного суду.

4. Правила здійснення автоматизованого розподілу судових справ між суддями

4.1. Автоматизований розподіл судових справ здійснюється за правилами, встановленими Положенням.

4.2. Визначення суддів, які мають повноваження щодо розгляду судової справи на момент автоматизованого розподілу, здійснюється згідно з вимогами підпункту 2.3.3 пункту 2.3 Положення, з врахуванням Засад використання автоматизованої системи документообігу суду та правил поєднання судових справ.

4.3. Консультант з кадрової роботи суду щоденно перевіряє актуальність інформації в табелі обліку використання робочого часу суддів в автоматизованій системі документообігу суду та, в разі будь-яких змін, заносить дані щодо відсутності судді на роботі невідкладно.

У разі не виходу судді на роботу з поважних причин, які будуть підверджені документально, суддя зобов’язаний до 08.00 дня невиходу на роботу повідомити про це особу суду, відповідальну за ведення кадрової роботи або особи яка виконує його обов’язки .

4.4 Інформація про перебування судді в нарадчій кімнаті заноситься до табеля обліку використання робочого часу суддів, якщо вона триває більше 24 годин на підставі розпорядження керівника апарату суду.

5. Розподіл судових справ шляхом передачі раніше визначеному у судовій справі судді

5.1. Раніше визначеному в судовій справі головуючому судді передаютьсясудові справи, що надійшли із судів апеляційної або касаційної інстанцій після скасування ухвал, які перешкоджають подальшому розгляду судової справи (крім ухвал про закриття, припинення провадження), а також ухвал, які не перешкоджають подальшому розгляду судової справи, не підлягають автоматизованому розподілу, а передаються тим суддям, ухвалу яких скасовано чи у провадженні яких перебувала або перебуває судова справа)

5.2. Судові справи, що надійшли для вирішення питання про прийняття додаткового судового рішення, виправлення описок та помилок, роз'яснення судового рішення,повернення судового збору ( за умови що суддя не перебуває, у довготривалому відрядженні, відпустці, у разі тимчасової непрацездатності та інші причини;

5.3. Судові справи про перегляд заочного рішення;

5.4. Судові справи, за якими надійшли заяви (клопотання), пов'язані із виконанням судових рішень, передбачені статтями 368–373, 378 Цивільного процесуального кодексу України, статтями 117.119 – 121, 121-2,122 Господарського процесуального кодексу України, статтями 259–264, 267 (крім частини дев’ятої статті 267) Кодексу адміністративного судочинства України, розділом 8Кримінального процесуального кодексу України, статтею 304 Кодексу України про адміністративні правопорушення;

5.5. Клопотання про вирішення питання, пов’язаного з виконанням вироку, у судових справах, які розглянуті даним судом;

5.6. Матеріали кримінального провадження щодо особи, стосовно якої вже здійснюється судове провадження, у випадку, передбаченому частиною другою статті 334 Кримінального процесуального кодексу України;

5.7. Судові справи про адміністративні правопорушення щодо особи, яка вчинила декілька адміністративних правопорушень, якщо ці справи надійшли в один день;

5.8. Зустрічні позови та позови третіх осіб, які заявляють самостійні вимоги щодо предмета спору у судовій справі, у якій відкрито провадження, що надійшли до суду;

5.9. Заяви про скасування заходів реагування, застосованих у межах відповідної судової справи;

5.10. Заяви про відновлення втраченого судового провадження;

5.11. Заяви про забезпечення позову, доказів;

5.12. Клопотання та скарги по одному кримінальному провадженню передаються раніше визначеному слідчому судді.

5.13. Заява щодо виправлення описок та арифметичних помилок передається судді, під головуванням якого допущена вказана описка чи відповідна помилка.

5.13. Розподіл позовних заяв, апеляційних і касаційних скарг, які надійшли повторно передаються тому ж судді якого першочергово визначила автоматизована система документообігу суду.

6. Керівник апарату суду

6.1. Керівник апарату суду на письмову вимогу судді надає інформацію щодо стану навантаження на кожного суддю.

7. Відповідальність

7.1. Внесення недостовірних даних в АСДС, допущення інших порушень які могли вплинути або вплинули на розподіл справ і матеріалів між суддями, працівниками суду відповідальними за реєстрацію справ і матеріалів, внесення даних до обліково-статистичних карток, може бути підставою для притягнення до відповідальності.

8. Знеструмлення електромережі суду

8.1 Знеструмлення електромережі суду, вихід з ладу обладнання або комп'ютерних програм чи настання інших обставин, які унеможливлюють функціонування автоматизованої системи та тривають понад п’ять робочих днів, фіксуються актами, складеними комісією під головуванням керівника апарату (особи, яка виконує його обов’язки), із зазначенням у них дати, часу настання та закінчення дії відповідних обставин, причин виникнення, заходів, вжитих для їх усунення.

Електронні примірники зазначених актів вносяться до автоматизованої системи не пізніше наступного робочого дня, що настає після усунення обставин.

8.2 Автоматизований розподіл судових справ між суддями здійснюється невідкладно після налагодження роботи автоматизованої системи або на наступний робочий день після усунення обставин.

8.3 Не пізніше наступного робочого дня після усунення обставин, які унеможливлюють функціонування автоматизованої системи, до автоматизованої системи вноситься передбачена Положенням про автоматизовану систему документообігу суду інформація із зазначенням у хронологічному порядку номера та дати фактичного надходження кореспонденції до суду, а також інформація про її розподіл.

Додаток № 1

до Засад застосування автоматизованої системи документообігу суду для розподілу судових справ та матеріалів між суддями в Козятинському міськрайонному суді Вінницької області

Довідка

про відсутніх на робочому місці суддів

“___” ______ року

Станом на 08:30 “___” ______ року згідно даних наявних у відділі кадрової роботи та державної служби (посадова особа суду, відповідальна за ведення кадрової роботи або особа, яка виконує його обов’язки) (накази голови суду, повідомлення суддів про відкриття лікарняного) відсутні на робочому місці наступні судді:

№ з/п	ПІБ судді	Дата та номер наказу (у разі відпустки, відрядження тощо) або дата відкриття лікарняного	Причина відсутності судді на робочому місці
1.
2.

Керівник апарату суду ПІБ

Відповідальна особа суду ПІБ

Додаток № 2

АКТ

про внесення недостовірних даних в АСДС, які могли вплинути на розподіл справ та матеріалів

Мною, посада, ПІБ, “дата складання акту”, складено акт, у присутності, посада, ПІБ, акт про виявлення внесення недостовірних даних в АСДС, які могли вплинути на розподіл справ і матеріалів, а саме:

- що було виявлено суддею (суддями)

Підпис судді (суддів)

Додаток № 3

Перелік суддів, які мають повноваження розглядати кримінальні провадження або кримінальні справи, де злочини скоєні неповнолітнім чи малолітнім

з “28” квітня 2016 року

Додаток № 4

Перелік слідчих суддів

з “28” квітня 2016 року

1. Сєчко Валерій Леонардович

2. Проць віктор Андрйович

3. Воронюк Валентина Арентіїавна

Додаток № 5

Перелік складу суддів щодо спеціалізації з розгляду цивільних справ

Проць Віктор Андрійович

Сорока Діна Вікторівна

Сєчко Валерій Леонардович

Слободяний Олег Євгенович

Воронюк Валентина Арсентіївна

Додаток № 6

Перелік складу суддів щодо спеціалізації з розгляду кримінальних справ

Проць Віктор Андрійович

Сорока Діна Вікторівна

Сєчко Валерій Леонардович

Слободяний Олег Євгенович

Воронюк Валентина Арсентіївна